Chaque année, votre société doit transmettre ses comptes au greffe du tribunal de commerce. Cette formalité paraît simple sur le papier. Dans les faits, beaucoup de dirigeants se trompent sur le délai, oublient une pièce ou découvrent trop tard le coût d'un retard. Voici la marche à suivre, du calcul du délai jusqu'aux sanctions en cas d'oubli.
En bref
- Le dépôt des comptes annuels au greffe concerne les sociétés commerciales : SARL, EURL, SAS, SASU, SA, SNC, SELARL notamment.
- Le délai court en deux temps : 6 mois après la clôture de l'exercice pour approuver les comptes en assemblée, puis 1 mois (dépôt papier) ou 2 mois (dépôt électronique) pour les déposer.
- Le dossier comprend le bilan, le compte de résultat, l'annexe et le procès-verbal d'approbation.
- Le dépôt se fait en ligne via le Guichet unique de l'INPI, ou en version papier au greffe ou par courrier recommandé.
- Comptez environ 45 € de frais de greffe, hors éventuel accompagnement.
- Les micro-entreprises et petites entreprises au sens comptable peuvent demander la confidentialité totale ou partielle de leurs comptes.
- Un retard expose à une amende de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive), une injonction sous astreinte, et une image dégradée auprès des banques et fournisseurs.
Quelles sociétés doivent déposer leurs comptes annuels au greffe ?
L'obligation vise les sociétés commerciales, quelle que soit leur taille. Toutes les formes de sociétés par actions et à responsabilité limitée sont concernées :
- SARL et EURL
- SAS et SASU
- SA
- SNC, lorsque tous les associés sont eux-mêmes des SARL ou des sociétés par actions
- SELARL, SELAS et autres sociétés d'exercice libéral
- Certaines coopératives et filiales de sociétés étrangères disposant d'un établissement en France
Les entreprises individuelles échappent à cette obligation, y compris sous statut EIRL. Les sociétés civiles classiques (SCI, sociétés civiles professionnelles) ne sont pas non plus concernées, sauf si elles exercent une activité commerciale ou font appel public à l'épargne.
Cette obligation ne dépend pas du chiffre d'affaires ni du nombre de salariés. Une SASU sans activité reste tenue de déposer un bilan, même à zéro.
Quel est le délai pour déposer les comptes annuels au greffe ?
Le calendrier se déroule en deux étapes distinctes, à ne pas confondre.
- L'approbation des comptes doit intervenir en assemblée générale ordinaire dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice. Pour une clôture au 31 décembre, l'assemblée doit se tenir avant le 30 juin.
- Le dépôt au greffe doit ensuite suivre dans un délai de 1 mois après cette approbation pour un dépôt papier, ou 2 mois pour un dépôt par voie électronique.
En pratique, une société qui clôture au 31 décembre et dépose ses comptes en ligne dispose donc de 8 mois maximum après la clôture pour finaliser la formalité. Ce calcul combine le délai d'approbation et le délai de dépôt électronique.
| Étape | Délai | Point de départ |
|---|---|---|
| Approbation en assemblée générale | 6 mois | Date de clôture de l'exercice |
| Dépôt papier au greffe | 1 mois | Date d'approbation des comptes |
| Dépôt électronique | 2 mois | Date d'approbation des comptes |
Le dépôt électronique offre donc une marge supplémentaire d'un mois par rapport au dépôt papier. C'est l'une des raisons pour lesquelles la majorité des sociétés privilégient aujourd'hui cette voie.
Quels documents faut-il transmettre au greffe ?
Le dossier de base est identique pour toutes les sociétés, indépendamment de leur taille.
- Le bilan (actif et passif)
- Le compte de résultat
- L'annexe comptable
- Le procès-verbal de l'assemblée ayant approuvé les comptes
- La feuille de calcul de l'affectation du résultat
Selon la taille de la société, des pièces supplémentaires s'ajoutent :
| Taille de société | Documents complémentaires |
|---|---|
| Micro-entreprise (bilan ≤ 450 000 €, CA ≤ 900 000 €, ≤ 10 salariés) | Aucun document supplémentaire |
| Petite entreprise (bilan ≤ 7,5 M€, CA ≤ 15 M€, ≤ 50 salariés) | Rapport du commissaire aux comptes si nommé |
| Moyenne et grande entreprise | Rapport du commissaire aux comptes, rapport de gestion sur demande d'un tiers |
Depuis la loi Pacte, le rapport de gestion n'a plus à être systématiquement déposé pour les SARL et les petites sociétés par actions. Il doit toutefois rester disponible au siège social et être communiqué à toute personne qui en fait la demande.
Comment déposer ses comptes annuels au greffe ?
Deux voies existent : le dépôt en ligne, largement privilégié, et le dépôt papier.
Le dépôt en ligne via le Guichet unique
Depuis la réforme des formalités d'entreprises, le dépôt électronique passe par le Guichet unique de l'INPI. La procédure suit quatre étapes :
- Connexion à l'espace du Guichet unique avec votre identifiant professionnel
- Sélection de la formalité de dépôt des comptes annuels
- Import des documents au format PDF
- Signature électronique, via certificat ou FranceConnect+, puis paiement des frais de greffe
Le greffe transmet ensuite un récépissé de dépôt, à conserver comme preuve.
Le dépôt papier ou par courrier
Le dépôt physique reste possible directement au greffe du tribunal de commerce dont dépend la société, ou par courrier recommandé avec accusé de réception. Cette option impose le délai le plus court d'un mois après l'approbation, contre deux mois pour la voie électronique.
Combien coûte le dépôt des comptes annuels ?
Le coût couvre les frais fixes de greffe, indépendamment de la taille de la société. Comptez environ 45 € TTC, ce montant variant légèrement selon le greffe et le mode de dépôt choisi.
Ce tarif ne comprend pas un éventuel accompagnement par un expert-comptable ou un juriste pour la préparation du dossier. Beaucoup de dirigeants font appel à leur cabinet comptable pour sécuriser la conformité des documents avant l'envoi, en particulier lors du premier exercice de la société.
Peut-on rendre ses comptes confidentiels ?
Oui, sous conditions liées à la taille de l'entreprise. Après le dépôt, les comptes sont en principe publics et font l'objet d'une mention au BODACC. Une option de confidentialité existe pour limiter cette publicité.
| Taille de société | Option de confidentialité |
|---|---|
| Micro-entreprise | Confidentialité totale des comptes déposés |
| Petite entreprise | Confidentialité du compte de résultat uniquement |
| Moyenne et grande entreprise | Aucune option de confidentialité |
La demande de confidentialité se formule au moment même du dépôt, via une déclaration jointe au dossier. Elle n'est pas rétroactive : un dépôt déjà effectué sans cette demande reste public.
Que risque une société qui ne dépose pas ses comptes ?
L'absence de dépôt, ou un dépôt tardif, expose la société et son dirigeant à plusieurs conséquences, cumulables.
- Une amende pénale de 1 500 €, portée à 3 000 € en cas de récidive, prévue à l'article R.247-3 du Code de commerce.
- Une injonction sous astreinte : le président du tribunal de commerce peut, à la demande de tout intéressé ou du ministère public, ordonner le dépôt sous peine d'une astreinte journalière.
- Une mention "défaut de dépôt des comptes" visible sur les extraits Kbis et les plateformes d'information légale, consultée par les banques, assureurs et fournisseurs.
- Des difficultés d'accès au crédit ou à l'assurance-crédit, les tiers interprétant l'absence de dépôt comme un signal de fragilité financière.
Ce dernier point pèse souvent plus lourd que l'amende elle-même. Une société qui répond aux appels d'offres publics ou qui sollicite un financement bancaire doit pouvoir justifier de comptes déposés à jour.
Comment corriger une erreur après le dépôt ?
Une erreur détectée après le dépôt initial se corrige par un dépôt rectificatif. La société transmet à nouveau les documents corrigés au greffe, accompagnés d'une lettre explicative précisant la nature de l'erreur.
Ce dépôt rectificatif suit la même procédure que le dépôt initial, en ligne ou au greffe, et donne lieu à de nouveaux frais. Il ne remplace pas le premier dépôt dans les registres : les deux versions restent visibles, avec la mention de la rectification.