Se séparer d’un collaborateur qui ne parvient pas à tenir son poste est un acte de gestion courant, mais juridiquement périlleux. Contrairement à une idée reçue, l’incapacité d’un salarié à remplir ses fonctions n’est pas un comportement fautif. Pour éviter la requalification en licenciement abusif par le juge, l’entreprise doit prouver que l’incompétence est avérée, mais surtout qu’elle a tout mis en œuvre pour accompagner son salarié avant de rompre le contrat.
En bref
- L’insuffisance professionnelle constitue un motif personnel de licenciement, distinct de la faute disciplinaire.
- L’employeur doit justifier d’une cause réelle et sérieuse fondée sur des faits précis, objectifs et vérifiables.
- La non-atteinte d’objectifs quantitatifs ne suffit pas à valider la rupture si le salarié n’a pas bénéficié de moyens adéquats.
- L’absence de formation ou de tutorat préalable expose l’entreprise à une condamnation systématique aux prud’hommes.
- La procédure impose un entretien préalable et une notification par lettre recommandée avec accusé de réception (RAR).
Définir l’insuffisance professionnelle du salarié
L’insuffisance professionnelle se définit par l’incapacité objective et durable d’un salarié à exécuter les tâches prévues dans son contrat de travail. Elle résulte d’un manque de compétences, d’une inadaptation au poste ou d’erreurs répétées sans volonté de nuire. Pour être valides, ces carences doivent perturber le bon fonctionnement de l’entreprise.
L’insuffisance professionnelle n’est pas une faute disciplinaire
La distinction est fondamentale pour la validité de la procédure. L’insuffisance relève du « savoir-faire » (compétence), tandis que la faute relève du « savoir-être » (comportement). Un salarié qui « ne sait pas faire » ne peut pas être sanctionné disciplinairement. En revanche, un salarié qui « ne veut pas faire » (mauvaise volonté délibérée) commet une faute.
Il ne faut pas non plus confondre l’insuffisance avec l’inaptitude, qui est un constat purement médical.
| Critère | Insuffisance Professionnelle | Faute Disciplinaire (Simple, Grave, Lourde) | Inaptitude Physique ou Mentale |
|---|---|---|---|
| Origine | Incompétence involontaire, erreurs, lenteur. | Mauvaise volonté, insubordination, négligence volontaire. | État de santé du salarié. |
| Sanction | Aucune sanction disciplinaire préalable possible (pas d’avertissement pour incompétence). | Sanctions possibles (avertissement, mise à pied) avant licenciement. | Aucune sanction. |
| Validé par | L’employeur (sous contrôle du juge). | L’employeur. | Le médecin du travail uniquement. |
Les conditions d’une cause réelle et sérieuse validées par le juge
Le ressenti de l’employeur ne suffit pas. Pour que le licenciement soit validé par le Conseil de prud’hommes, le motif doit reposer sur une cause réelle et sérieuse. Les juges rejettent systématiquement les motifs vagues ou subjectifs comme « perte de confiance » ou « incompatibilité d’humeur ».
Trois critères cumulatifs doivent être réunis :
- Des faits réels et objectifs : Les griefs ne peuvent pas reposer sur des impressions.
- Des éléments précis et vérifiables : Il faut pouvoir chiffrer les erreurs, later les retards de production ou documenter les plaintes clients.
- Une gravité suffisante : Les faits doivent impacter concrètement la marche de l’entreprise ou du service.
Sécuriser la rupture par l’accompagnement et la formation
C’est sur ce point que la majorité des licenciements sont requalifiés. La Cour de cassation rappelle régulièrement que l’employeur a une obligation d’adaptation des salariés à leur poste de travail (article L6321-1 du Code du travail). Vous ne pouvez pas licencier un salarié pour incompétence si vous ne l’avez pas aidé à progresser.
Prouver l’accompagnement du collaborateur en difficulté
Avant d’envisager la rupture, l’employeur doit démontrer sa bonne foi. Un licenciement intervenant brutalement, sans alerte préalable ni tentative de remédiation, sera jugé sans cause réelle et sérieuse.
L’entreprise doit fournir des preuves tangibles de son soutien :
- Proposition de formations adaptées aux lacunes constatées.
- Mise en place d’un système de tutorat avec un collègue expérimenté.
- Réalisation d’entretiens professionnels réguliers pour faire le point sur les difficultés.
- Réduction temporaire de la charge de travail si nécessaire.
Évaluer les objectifs quantitatifs à l’aide d’un plan de performance
La simple non-atteinte des objectifs quantitatifs ne constitue pas, en soi, une cause de licenciement. Le juge vérifiera si ces objectifs étaient réalistes (compatibles avec le marché et les résultats des autres collaborateurs) et si le salarié disposait des moyens pour les atteindre.
Pour sécuriser le dossier, l’idéal est de mettre en place un Plan de Retour à la Performance (PIP). Ce document écrit formalise :
- Les lacunes précises à combler.
- Les objectifs intermédiaires à court terme.
- Les moyens mis à disposition (formation, coaching).
- Les points d’étape hebdomadaires ou mensuels.
Ce n’est qu’en cas d’échec de ce plan d’accompagnement que l’insuffisance professionnelle pourra être légitimement invoquée.
Respecter la procédure de licenciement pour motif personnel
Une fois l’insuffisance avérée et l’échec de l’accompagnement acté, l’employeur doit respecter scrupuleusement la procédure légale de licenciement individuel.
Convoquer le salarié à un entretien préalable
L’employeur doit convoquer le salarié par lettre recommandée ou remise en main propre. Cette convocation doit indiquer l’objet de l’entretien (envisager un éventuel licenciement), la date, l’heure et le lieu.
Un délai minimum de 5 jours ouvrables doit être respecté entre la réception de la lettre et l’entretien. La lettre doit impérativement mentionner la possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de l’entreprise ou, en l’absence de représentants du personnel, par un conseiller du salarié extérieur.
Rédiger la lettre de notification avec précision
La lettre de licenciement est l’élément central du dossier juridique : elle fixe les limites du litige. Une fois envoyée, l’employeur ne pourra plus invoquer d’autres griefs devant le juge. Elle doit être expédiée en recommandé avec avis de réception (RAR) au moins 2 jours ouvrables après l’entretien.
La lettre doit détailler :
- La nature exacte des faits reprochés (dates, dossiers concernés, chiffres).
- Les conséquences préjudiciables pour l’entreprise.
- Les actions de formation et d’accompagnement mises en œuvre sans succès.
- La mention du droit du salarié à demander des précisions sur le motif dans les 15 jours suivant la notification.
Anticiper les risques de contestation aux prud’hommes
Le licenciement pour insuffisance professionnelle est l’un des motifs les plus contestés devant les juridictions sociales. L’enjeu financier pour l’entreprise dépend de la qualification retenue par le juge.
Comprendre les sanctions en cas de licenciement abusif
Si le Conseil de prud’hommes estime que l’insuffisance n’est pas prouvée ou que l’employeur a manqué à son obligation de formation, le licenciement est déclaré « sans cause réelle et sérieuse ». L’employeur devra verser des indemnités selon le barème Macron (plafonné selon l’ancienneté), en plus de l’indemnité légale de licenciement et du préavis.
Attention au risque de nullité : si le salarié parvient à démontrer que l’insuffisance professionnelle masque en réalité une discrimination (état de santé, grossesse, activité syndicale) ou un harcèlement, le licenciement est nul. Dans ce cas, le barème d’indemnisation saute, et le salarié peut demander sa réintégration ou des dommages et intérêts illimités.