Découvrez arkevia le coffre-fort numérique sécurisé pour vos bulletins de paie

La transition vers le format numérique a bouleversé la gestion des ressources humaines, rendant obsolète le traditionnel classeur de fiches de paie. Face aux risques de perte de documents et aux exigences de protection des données, employeurs et salariés ont besoin d’une plateforme fiable. C’est ici qu’intervient le coffre-fort numérique, un espace virtuel inviolable conçu pour centraliser, protéger et archiver vos documents professionnels les plus sensibles tout au long de votre carrière.

En bref

• La plateforme centralise et archive automatiquement vos bulletins de paie électroniques chaque mois.
• L’accès à l’espace personnel s’effectue via un identifiant unique et un code secret fournis par votre employeur.
• Vos documents sont conservés légalement pendant 50 ans ou jusqu’à vos 75 ans, même si vous quittez l’entreprise.
• Le système intègre un espace de stockage gratuit pour vos documents personnels importants.
• L’éditeur garantit une sécurité maximale des données en conformité stricte avec le RGPD.

Accédez facilement à votre espace personnel arkevia

L’accès à la plateforme myarkevia dépend directement de la politique RH de votre entreprise. Vous ne pouvez pas créer de compte spontanément sans y avoir été invité par votre employeur. C’est ce lien initial qui garantit la sécurité de la chaîne de transmission entre le service RH et le salarié.

Suivez ces étapes pour activer votre compte avec votre matricule

Pour activer votre espace personnel lors de votre première connexion, munissez-vous du courrier d’invitation remis par votre service du personnel. La procédure est simple et ne prend que quelques minutes :

1. Rendez-vous sur le site officiel www.myarkevia.com.
2. Cliquez sur le bouton « Je m’inscris » ou « Activer mon compte ».
3. Saisissez le matricule et le code secret indiqués sur votre courrier d’adhésion.
4. Renseignez vos informations personnelles (Nom, Prénom) et validez les Conditions Générales d’Utilisation (CGU) pour accepter la dématérialisation.
5. Définissez votre adresse email de connexion et choisissez un mot de passe complexe pour sécuriser l’accès.

Récupérez rapidement un mot de passe ou un identifiant oublié

La perte des identifiants est le problème le plus fréquent rencontré par les utilisateurs. Si vous ne parvenez plus à vous connecter à votre compte Arkevia, inutile de contacter immédiatement votre DRH. Suivez ces actions correctives :

• Cliquez sur le lien « Mot de passe oublié ? » situé sous le formulaire de connexion.
• Saisissez l’adresse email renseignée lors de votre inscription (vérifiez aussi votre dossier spams pour l’email de réinitialisation).
• Si vous avez perdu votre identifiant (souvent votre adresse email), tentez de retrouver l’email de confirmation d’inscription dans votre boîte de réception.
• En dernier recours, contactez le support technique via le formulaire de contact du site si vous avez changé d’adresse email sans la mettre à jour.

Découvrez les fonctionnalités du coffre-fort pour les salariés

Au-delà de la simple réception de documents, cet outil se positionne comme un véritable assistant administratif personnel. Il répond à une double exigence : simplifier la vie du salarié grâce au zéro papier et garantir la pérennité de ses données sensibles.

Archivez automatiquement vos bulletins de paie électroniques

Dès que votre employeur génère la paie, le bulletin de paie électronique (BPE) est déposé instantanément dans votre coffre-fort. Vous recevez une notification par email vous informant de sa disponibilité.

Ce document possède la même valeur juridique que sa version papier. Grâce à un système d’horodatage et de signature électronique, l’inaltérabilité du fichier est garantie. Vous n’avez plus besoin de classer, de trouer ou de ranger vos fiches dans des classeurs physiques : tout est centralisé, trié par date et employeur, et accessible 24h/24, même depuis un mobile.

Stockez vos documents personnels comme votre passeport ou votre CNI

L’un des atouts majeurs d’Arkevia réside dans sa capacité à héberger vos documents personnels. Vous disposez d’un espace de stockage (généralement 1 Go gratuit) pour y déposer des copies numériques de vos papiers importants. En cas de vol de portefeuille ou d’incendie, vous retrouvez tout en ligne. Pensez à y ajouter :

• Votre Passeport ou Carte Nationale d’Identité (CNI) numérisés.
• Vos diplômes et certifications de formation.
• Vos anciens contrats de travail et avenants.
• Vos attestations de mutuelle, relevés d’impôts ou justificatifs de domicile.

Comprenez pourquoi les employeurs déploient cette solution Cegedim

Pour les entreprises, le choix d’Arkevia n’est pas anodin. Développée par le groupe Cegedim, un géant des technologies et services de santé, la solution s’intègre parfaitement aux systèmes d’information RH (SIRH) pour fluidifier les processus administratifs.

Garantissez la conformité légale et la durée de conservation de 50 ans

La loi Travail (loi El Khomri) a fixé un cadre strict pour la dématérialisation. Arkevia agit en tant que tiers de confiance. Cela signifie que la plateforme s’engage à conserver les bulletins de paie pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans.

Cette garantie d’archivage légal protège l’entreprise contre les pertes de données et assure au salarié qu’il pourra reconstituer sa carrière pour ses droits à la retraite, même si l’entreprise ferme ou s’il change d’employeur plusieurs fois. La conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) assure par ailleurs que ces données ne seront jamais exploitées à des fins commerciales.

Adoptez une démarche zéro papier pour votre stratégie RSE

Le déploiement d’un coffre-fort numérique s’inscrit pleinement dans une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). En supprimant l’impression, la mise sous pli et l’envoi postal de milliers de bulletins chaque mois, l’entreprise réduit considérablement son empreinte carbone et ses coûts de fonctionnement.

Pour les équipes RH, cela supprime les tâches chronophages à faible valeur ajoutée. De plus, cela évite les demandes récurrentes de duplicatas de la part des salariés, source fréquente de frustrations et de perte de temps, puisque chacun est autonome pour récupérer ses documents.

Comparez arkevia avec les autres solutions de dématérialisation

Le marché de la dématérialisation RH est concurrentiel. Si votre entreprise utilise Arkevia, c’est souvent pour sa robustesse et son lien avec l’écosystème Cegedim. Voici comment elle se positionne face aux autres acteurs majeurs du secteur :